Henkilörekisterit ja tietosuoja

HOK-Elannon ylläpitämät henkilörekisterit ja tietosuojaseloste

Olemme S-ryhmässä järjestäneet henkilötietojen käsittelyn eri henkilörekistereihin tietojen käyttötarkoitusten mukaisesti. Kukin S-ryhmän yritys toimii niin sanottuna rekisterinpitäjänä omien henkilörekistereidensä osalta. Alta löydät tiedot HOK-Elannon rekistereistä. Linkeistä pääset siirtymään kunkin rekisterin tietosuojainformaatioon.

HOK-Elannon edustajistovaalien kampanjarekisteri

HOK-Elannon edustajistovaalirekisteri >>

HOK-Elannon edustajistovaalien arvontarekisteri >>

HOK-Elannon eri liiketoimintojen asiakaspalvelun palauterekisteri >>

HOK-Elannon Hautauspalvelun ja Kukkasitomon yhteydenottopyyntörekisteri >>

HOK-Elannon Hautauspalvelun tilaus- ja laskutusrekisteri >>

HOK-Elannon Hautaussuunnittelurekisteri >>

HOK-Elannon Food Market Herkun tilaustoimintaan liittyvä rekisteri >>

HOK-Elannon Kiinteistötoimintojen kiinteistötietorekisteri >>

HOK-Elannon Kilpailu- ja arvontarekisteri >>

HOK-Elannon Kukkasitomon verkkokaupan rekisteri >>

HOK-Elannon Lakipalvelun toimeksianto- ja laskutusrekisteri >>

HOK-Elannon Lakipalvelun yhteydenottopyyntörekisteri >>

HOK-Elannon Laskutusasiakasrekisteri >>

HOK-Elannon Manuaalimaksatusrekisteri >>

HOK-Elannon Mummotunnelin VIP kortin asiakasrekisteri >>

HOK-Elannon Neuvonantaja-asiakaslehden tilaajarekisteri >>

HOK-Elannon Ostoreskontrarekisteri >>

HOK-Elannon Polttoöljykaupan tilaus- ja asiakasrekisteri >>

HOK-Elannon Pubien kanta-asiakasrekisteri >>

HOK-Elannon Ravintolatoimialan sopimusruokailurekisteri >>

HOK-Elannon Sokoksen ja Emotionin manuaalisen ajanvarauksen tai tilauksen rekisteri >>

HOK-Elannon Sokoksen sähköisen ajanvarauksen tai tilauksen rekisteri (Sokos Palvelut) >>

HOK-Elannon Sokos Mobiiliklubirekisteri >>

HOK-Elannon Sports Academy Citykäytävän kanta-asiakasrekisteri >>

HOK-Elannon Tukipakettirekisteri >>

HOK-Elannon Vierailijarekisteri >>

Osuusliike Elannon Saneerausvelkarekisteri >>

Edellä mainittujen käsittelytarkoitusten lisäksi käsittelemme henkilötietoja ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan (kameravalvonta) käyttötarkoituksessa sekä työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilötietoja työnhaun ja työsuhteen hoitamiseen. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat hok-elanto.tietosuoja@sok.fi-osoitteesta.

Tietosuoja HOK-Elannossa

Käsittelemme HOK-Elannossa henkilötietoja voidaksemme palvella sinua mahdollisimman hyvin. Meillä on henkilötietoja henkilöstöstämme, asiakkaistamme ja liikekumppaneistamme. Henkilötietoja ovat esimerkiksi etunimi, sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero tai palvelun käytöstä kertyvä tieto.

Olemme järjestäneet henkilötietojen käsittelyn eri henkilörekistereihin tietojen käyttötarkoitusten mukaisesti. Näin esimerkiksi palauterekisterin tietoja käytetään vain palautteiden käsittelyyn.

Kukin S-ryhmän yritys toimii niin sanottuna rekisterinpitäjänä omien henkilörekistereidensä osalta.

Tietosuojaperiaatteet

Henkilötietojesi huolellinen ja lainmukainen käsittely on meille tärkeää. S-ryhmässä tietosuojaperiaatteet ohjaavat kaikkea henkilötiedon käsittelyä. Periaatteiden tarkoituksena on varmistaa tietosuojaa koskevan lainsäädännön noudattaminen kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojaperiaatteiden toteuttamisella mahdollistamme uusien ja parempien palveluiden tuottamisen S-ryhmän asiakasomistajille ja muille asiakkaille. Tietosuojaperiaatteilla myös tuemme S-ryhmän liiketoimintojen tarpeita, tuloksellisuutta ja jatkuvuutta.

Harkitut, selkeät ja yhteiset toimintatavat ovat edellytys sille, että voit luottaa S-ryhmään henkilötietojen käsittelijänä.

Sitoudumme S-ryhmässä seuraavaan:

  •  Käsittelemme henkilötietoja vastuullisesti ja ainoastaan ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Kerromme etukäteen mihin käytämme henkilötietojasi. Edellytämme yhteistyökumppaniemme noudattavan samoja vaatimuksia kuin me.
  • Huolehdimme S-ryhmän asiakasomistajien, muiden asiakkaiden ja henkilökunnan henkilötietojen käsittelyyn liittyvien oikeuksien toteutumisesta asiamukaisesti.
  • Huomioimme kaikessa liiketoiminnassa ja kehityksessä tietosuojalainsäädännön asettamat velvoitteet.
  • Suoritamme tietosuojaan liittyviä riski- ja vaikutustenarviointeja jatkuvasti ja varaudumme ennalta suojaamaan tietojasi tietovuodoilta.

Perehdytämme ja koulutamme jokaisen henkilötietoja käsittelevän työntekijän työtehtäviensä mukaisesti. Tavoitteemme on, että jokainen henkilötietoja käsittelevä on tietoinen tietosuojaa koskevista vaatimuksista ja ohjeistuksista ja osaa toimia niiden mukaisesti. Tietosuojaperiaatteiden mukaisista asioista viestitään aktiivisesti sinulle ja S-ryhmän sisällä.

Henkilötietojen käsittely

Millaisia henkilötietoja keräämme sinusta
S-ryhmän henkilörekistereissä käsitellään henkilötietoja asiakkaista, henkilöstöstä liikekumppaneista. Kussakin henkilörekisterissä käsiteltävät tiedot perustuvat ko. rekisterin tietojen käyttötarkoituksiin. Käsittelemme henkilörekistereissä vain käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja.

Mihin tarkoituksiin käytämme henkilötietojasi
Käytämme S-ryhmän henkilörekistereiden tietoja kunkin rekisterin ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Tällaisia käyttötarkoituksia voivat rekisteristä riippuen olla esimerkiksi asiakassuhteen tai työsuhteen hoitamiseen liittyvät toimet.

Mistä saamme henkilötietojasi
S-ryhmän henkilörekisterissä olevat henkilötietosi ovat pääosin sinun itsesi antamia esim. liittyessäsi asiakasomistajaksi, solmiessasi työsopimuksen tai muun sopimuksen jonkun S-ryhmän rekisterinpitäjän kanssa ja myöhemmin esimerkiksi asiakas- tai työsuhteesi aikana.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
S-ryhmän henkilörekistereiden henkilötietojen käsittelyllä on useita oikeusperusteita, kuten laki, sopimus, suostumus tai oikeutettu etu. Tarkemmat tiedot selviävät kunkin henkilörekisterin tietosuojaselosteesta. Henkilötietojasi käsittelevät ainoastaan sellaiset S-ryhmän ja palveluntarjoajiemme työntekijät, joiden työtehtäviin se kuuluu. Käsitelemme henkilötietoasi aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Miten voit ottaa yhteyttä?

Tilaat helposti tietosi S-ryhmän keskeisistä asiakasrekistereistä verkkolomakkeellamme >>

Rekisteriotteen voi myös tilata kirjallisella, allekirjoitetulla rekisteriotepyynnöllä, joka palautetaan asiakaspalvelupisteeseen (Prismoissa ja Sokos Helsingissä) tai postitetaan rekisterinpitäjälle. Rekisteriotepyynnön voi tehdä vapaamuotoisena tai käyttämällä erillistä lomaketta.
S-ryhmän tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@sok.fi

Yleistä informaatiota tietosuojasta löydät valvovan viranomaisen verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi

Sinun oikeutesi

1. Oikeus saada läpinäkyvää informaatiota
Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja sinusta kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietojasi käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietojasi luovutetaan. Nämä tiedot löydät kunkin henkilörekisterin omasta, tarkemmasta informaatiosta.

2. Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, mitä tietoja käsittelemme. Voit siis pyytää omat tietosi henkilörekisteristä. Tarkemmat ohjeet omien tietojesi pyytämiseen eri S-ryhmän rekistereistä löydät kunkin henkilörekisterin omasta tarkemmasta informaatiosta.

3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Mikäli havaitset virheitä tiedoissasi, sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot korjattua. Tarkemmat ohjeet omien tietojesi korjaamiseen eri S-ryhmän rekistereistä, löydät kunkin henkilörekisterin omasta tarkemmasta informaatiosta.

4. Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada tietosi poistettua henkilörekisteristä. Tarkemmat ohjeet omien tietojesi poistamiseen eri S-ryhmän rekistereistä, löydät kunkin henkilörekisterin omasta tarkemmasta informaatiosta.

5.  Automatisoidut yksittäispäätökset, kuten profilointi
Sinulla on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon ja profiloinnin kohteeksi, jos niin haluat. Jokaisen henkilörekisterin tarkemmasta informaatiosta löydät tiedon siitä, minkälaista profilointia kunkin rekisterin tiedoilla mahdollisesti tehdään.

6. Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä, jos henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Sinulla on aina oikeus kieltää suoramarkkinointi.

7. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä esim. jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden tai käsittely on lainvastaista, mutta et halua tietojasi poistettavan. Tällöin saamme ainoastaan säilyttää tietojasi.

8. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksellasi tai sopimuksen perusteella, sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot sähköisessä muodossa toimitettavaksi toiselle palveluntarjoajalle.

9. Oikeus tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
Me ilmoitamme sinulle viipymättä, mikäli meillä tapahtuisi tietoturvaloukkaus, joka voisi uhata vakavasti sinun yksityiselämääsi. Avustamme myös tietojesi suojaamisessa tarvittaessa.

10. Oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.

Evästeinformaatio

Mikä on eväste ja mihin evästeitä käytetään?

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri selaimet. Käytämme myös evästeen kaltaista teknologiaa "paikallista tallennustilaa" (eng. Web Storage API) tai seurantakoodeja (kuten pikseleitä) vastaavanlaisten tunnisteiden tallentamiseen. Tässä informaatiossa evästeillä tarkoitetaan kaikkia evästettä vastaavia teknologioita.

Evästeiden avulla voimme kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä www-sivujamme käyttäjä on selannut, mitä tuotenostoja käyttäjä on nähnyt ja klikannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio.

Hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluidemme kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mitataksemme mainonnan tehoa. Voimme kerätä esimerkiksi tietoa markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä selvittääksemme, onko viestit avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä, kuten siirrytty verkkokauppaan. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa myös tiedon käyttäjän hiiren liikkeestä ja klikeistä tietyllä sivulla.

Käytämme evästeitä mainonnan kohdentamiseen. Käyttäjälle voidaan esimerkiksi yhteistyökumppaniemme verkostoissa näyttää mainoksia sellaisista tuotteista, joita hän on selannut verkkokaupassamme.

Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Jos käyttäjä kirjautuu palveluumme, voidaan evästeillä kerätty tieto liittää tunnistettuun käyttäjään tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti, mikäli käyttäjä on sallinut kohdentamisevästeiden käytön.

Voimme sisällyttää seurantakoodeja sähköpostikirjeisiin tai markkinointimateriaaliin selvittääksemme markkinointimateriaalin saavutettavuuden.

Tämän lisäksi verkkosivumme sisältävät ajoittain yhteistyökumppanien seurantakoodeja, jotka latautuvat yhteistyökumppanien palvelimilta. Seurantakoodeja hyödynnetään mainontaan ja markkinointiin, se auttaa meitä kehittämään tilastoja, kuinka usein mainosta klikataan ja kuinka usein se johti ostotapahtumaan meidän tai mainostajan sivuilla.

Kolmannen osapuolen asettamat evästeet saattavat seurata käyttäjää yli S-ryhmän verkkosivustojen ja seurata käyttäjän verkkokäyttäytymistä eri verkkosivuilla.

Evästeiden hallinta ja tietosuoja

S-ryhmä mahdollistaa käyttäjälle evästeiden hallinnoinnin. Evästeet ovat jaettuina neljään eri ryhmään. Automaattiset- ja suorituskykyevästeet ovat oletuksena päällä. Sivuston toimivuuden vuoksi automaattiset evästeet ovat aina käytössä eikä niitä voi poistaa käytöstä. Käyttäjä voi erikseen kieltää suorituskykyevästeiden käytön hallintatyökalulla. Automaattisten ja suorituskykyevästeiden sekä pikseleiden käyttö perustuu tietosuojalainsäädännön oikeutettuun etuun.

Kohdentamiseen ja mainontaan liittyvät evästeet ovat toiminnassa, mikäli käyttäjä antaa niihin suostumuksen. Tällöin tunnistamme myös kirjautuneen käyttäjän ja yhdistämme käyttäjän selailukäyttäytymisen S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin sivustoilla, joilla S-ryhmän evästehyväksyntä on käytössä.

Henkilötiedon käsittely kohdentamisen ja mainonnan evästeissä perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen. Käyttäjä voi muuttaa suostumuksen asetuksia evästehallinnasta. Käyttäjä pääsee evästehallintaan tämän sivun alateksteissä olevasta linkistä. Tämä ei kuitenkaan vaikuta jo kertyneeseen aineistoon. Kohdentamisevästeisiin ja mainontaan liittyvä käyttäjän digitaalinen jalanjälki on tarkistettavissa kirjautumalla Omalle S-kanavalle.

Evästetyypit

Evästetyyppi Evästeiden käytön tarkoitus ja tietosuoja
Automaattiset evästeet Automaattisilla evästeillä tallennamme päätelaitteellesi palvelun käytön mahdollistavia evästeitä, jotka käsittelevät palvelun toiminnallisuuden kannalta olennaisia tietoja. Tällaisia tietoja ovat muun muassa kieli- ja muut verkkopalvelun asetukset, ostoskorin sisältö tai sisäänkirjautumisesi tiedot.
Suoritus­kyky­evästeet Suorituskykyevästeillä tallennamme päätelaitteellesi suorituskyky- ja analytiikkaevästeistä. Suorituskykyevästeiden avulla voimme parantaa palveluiden käyttökokemusta ja käytettävyyttä. Analytiikkaevästeillä tunnistamme sivustolle palaavat käyttäjät ja analysoimme palvelun käyttöä. Analytiikkaevästeellä voimme tunnistaa verkkopalveluihin S-ryhmän palveluihin kirjautuneen käyttäjän.
Kohdentamis­evästeet Kohdentamisevästeillä tallennamme päätelaitteellesi kohdentamisevästeitä, jotka S-ryhmä on tuottanut verkkopalveluihin. Kohdentamisevästeillä voimme tarjota sinulle personoitua palvelua ja sisältöä, kuten tarjouksia. Keräämme evästeillä tietoa siitä millaisista sisällöistä, palveluista ja tuotteista olet kiinnostunut.
Mainos­evästeet Mainosevästeillä tallennamme päätelaitteellesi mainos- ja markkinointievästeitä. Mainosevästeillä voimme kohdentaa sinulle mainoksia muilla sivustoilla ja sosiaalisessa mediassa.

Kerätyt tiedot

Kerätty tieto Käyttötarkoitus Evästeen tyyppi
Google Analytics Yksilöity anonyymi satunnainen tunniste sekä vierailut S-ryhmän verkkosivuilla Käytämme tietoa kävijäseurantaan ja markkinointikampanjoiden mittaamiseen. Emme yhdistä tietoa tunnistettuun asiakkaaseen. Suorituskykyevästeet
SOK Verkkopalveluiden tunnistus Asiakkaan vierailut S-ryhmän eri verkkosivuilla Kun asiakas tunnistautuu S-ryhmän verkkosivuilla, asiakas on tunnistautuneena kaikissa S-ryhmän palveluissa. Asiakkaan ei tarvitse kirjautua uudelleen eri palveluihin. Suorituskykyevästeet
TNS ScoreCard Research Vierailut S-ryhmän verkkosivuilla FIAM tuottaa Suomen viralliset digitaalisten yleisöjen luvut sivustoista Suorituskykyevästeet
CrazyEgg Vierailut S-ryhmän verkkosivuilla Verkkosivustojen testaaminen eli ns. A/B testaus Suorituskykyevästeet
Visual Website Optimizer Vierailut S-ryhmän verkkosivuilla Verkkosivustojen testaaminen eli ns. A/B testaus Suorituskykyevästeet
DoubleClick Vierailut verkkosivuilla, käyttäjän tai mainoskampanjaan liittyvät tiedot (kuten vieraillut S-ryhmän ulkopuolisilla verkkosivuilla, missä on näytetty S-ryhmän mainos) Mainonnan kohdentaminen ja mittaaminen Mainosevästeet
Adobe Audience Manager Yksilöity anonyymi satunnainen tunniste sekä vierailut S-ryhmän verkkosivuilla Kohderyhmien luominen S-ryhmän verkkosivustojen kävijöistä, jotta S-ryhmän verkkosivujen ulkopuolella tapahtuva mainonta olisi osuvampaa Mainosevästeet
Facebook Yksilöity anonyymi satunnainen tunniste sekä vierailut S-ryhmän verkkosivuilla Mainonnan kohdentaminen ja mittaaminen Mainosevästeet
Nosto Yksilöity anonyymi satunnainen tunniste sekä vierailut S-ryhmän verkkosivuilla Personointi: tuotesuosittelujen tarjoaminen S-ryhmän verkkosivustoilla Pakolliset evästeet