HOK-Elannon edustajistovaalirekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (29.11.2019 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

1. Rekisterinpitäjä
Helsingin Osuuskauppa Elanto
Postiosoite: PL 53, 00441 Helsinki
Käyntiosoite: Kaupintie 14, 00440 Helsinki
Y-tunnus: 1837954-9
HOK-Elannon Asiakasomistajapalvelu: 010 76 60289

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
hok-elanto.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
HOK-Elannon edustajistovaalirekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Helsingin Osuuskauppa Elannon
edustajistovaalit osuuskaupan sääntöjen ja vaalijärjestyksen mukaisesti.
Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan edustajiston vaalien ehdokaslistat ja vaalikone sekä
järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokaslistan tarkastus- ja täydennyspyyntöjä
ja ehdokkaan ehdokaslistan muodostamista varten antamia tietoja ehdokaslistan
asiamiehille. Osuuskauppa voi lähettää vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen
osallistumista varten ja muita vaalien toteuttamiseen liittyviä viestejä edustajistovaalien
ehdokkaille.

Osuuskauppa määrittää, mitä tietokenttiä vaalikonepalveluun perustetaan. Ehdokaslistojen
ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston
vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn.
Ehdokasluettelo lähetetään Osuuskaupan äänioikeutetuille jäsenille ja julkaistaan
Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.
Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat julkisesti saatavilla vaalikoneesta sen
julkaisemisen jälkeen.

Vaalien tulokset julkistetaan vaalijärjestyksen mukaisesti sen jälkeen, kun S-vaalilautakunta
on vahvistanut vaalin tuloksen. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten
tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää vaalien tulokset Osuuskaupan
sivuilla julkisesti saatavilla seuraavien edustajistovaalien tuloksen vahvistamiseen saakka.
Edustajistovaalirekisterissä ylläpidetään yhteydenottopyyntörekisteriä, jonka tarkoituksena
on ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneiden henkilöiden
yhteydenottojen käsittely ja vaalien viestintä.

Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin
eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 a) Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksensa tehtävään tai yhteydenpitoon.
Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Osuuskuntalaki, Osuuskaupan säännöt ja vaalijärjestys

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia ehdokaslistan allekirjoittajien ja ehdokkaiden antamia
tai osuuskaupan jäsenrekisterin tietoja:
Asiamiehen, vara-asiamiehen ja allekirjoittajan tietoja:
• nimi
• osoite
• Osuuskaupan jäsennumero
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
Ehdokkaan tietoja:
• etunimi ja sukunimi*
• mahdollinen kutsumanimi *
• arvo tai ammatti, enintään kaksi ilmaisua *
• kotikunta *
• ehdokasnumero *
• ehdokaslistan nimi *
• osoite
• jäsennumero
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
* = ehdokasluettelossa ja vaalikoneessa julkaistavia tietoja.

Ehdokkaan vaalikoneessa julkaistavaksi antamia tietoja
• valokuva
• ikä
• sukupuoli
• kokemus edustajistossa työskentelystä
• ehdokkaan vaaliteema
• ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin
• ehdokkaan verkkosivun ja/tai sosiaalisen median palveluiden osoite.
• muita tietoja, joita ehdokas on itse antanut vaalikoneeseen (vapaa tietokenttä)

Ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneen henkilön antamia tietoja:
• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Nimi, yhteystiedot, vaaliin liittyvät tiedot.

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Ehdokaslistan asiamies ja/tai ehdokas itse.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä
järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja
tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville
palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun
toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä
tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja
velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Ehdokasluettelo ja ehdokkaan vaalikoneeseen antamat tiedot julkaistaan Osuuskaupan
päättämissä viestintävälineissä.
Vaalien kokonaistulos ja kunkin ehdokkaan saamat äänet julkaistaan vaalien jälkeen
internetissä ja muissa Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt
suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan
unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Tietojärjestelmien teknistä
ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien
avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.
Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

Tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn
teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme
on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja
tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä
laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin
käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti Osuuskaupan vaalivuoden loppuun mennessä.
Osuuskaupan julkaisemat vaalien tulosraportit ovat julkisia seuraavien edustajistovaalien
tulosten julkaisemiseen saakka. Sen jälkeen Osuuskauppa voi säilyttää vaalien tulosraportit
historiatietona Osuuskaupan hallintorekisterissä.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen
käsittely)
• Vastustamisoikeus
• Oikeus peruuttaa suostumus (niiden tietojen osalta, joiden käsittelyyn ei ole muuta
oikeusperustetta)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä,
hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä
koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen
peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin
käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista
suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan
S-vaalilautakuntaan.

Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen
käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan allekirjoittajana.
Jos ehdokas peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen
käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla
ehdokkaana vaalissa.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen
perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja
organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä
asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. HOK-Elannon järjestelmätoimittajat
käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on
rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja
turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja
turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn
jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja
seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö
ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen.
Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä
käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on
mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos
havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme
estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.