HOK-Elannon Laskutusasiakas- ja myyntireskontrarekisteri

HOK-ELANNON LASKUTUSASIAKAS- JA MYYNTIRESKONTRAREKISTERI

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Osuuskauppa Elanto

Postiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki
Käyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520
Y-tunnus: 1837954-9

 

HOK-Elanto Liiketoiminta Oy

Postiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki
Käyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520
Y-tunnus: 1837957-3

S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 (pvm/mpm)

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

hok-elanto.tietosuoja@sok.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 b) Sopimus

  • asiakaslaskutussopimus

Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite

  • kirjanpitolaki

Art. 6.1 f) Oikeutettu etu

  • rekisterinpitäjän toiminnan ja laillisten oikeuksien suojaaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen, kirjanpitolakiin ja oikeutettuun etuun.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Oikeutettu etu voi liittyä rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeusturvan toteutumiseen tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseen. Tietoja voidaan käyttää oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

7. Käsiteltävät henkilötiedot

Liikekumppanimasterdata:

  • Liikekumppanin nimi
  • Nimen tarkenne
  • Nimen lisätarkenne
  • Nimilyhenne
  • Ylempi liikekumppani
  • Liikekumppanin tunnus
  • Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
  • Edellinen nimi
  • Yhtiömuoto
  • Asiakasryhmä
  • Toimittajaryhmä
  • Konsernikoodi
  • Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta
  • Aloituspvm
  • perintä voimassa
  • Lopetuspvm
  • Lopetussyy
  • Lähiosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Postilokero
  • Postinumero (postilokero)
  • Postitoimipaikka (postilokero)
  • Maa
  • Kieli
  • Puhelin
  • Telefax
  • Sähköposti yleinen
  • OVT -tunnus

Bisnoden ja Alma Median tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:

  • Henkilötunnus
  • Maksuhäiriömerkinnän pvm
  • Merkinnän aiheuttanut summa
  • Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

Muut myyntireskontrakäsittelyyn liittyvät henkilötiedot:

  • toimipaikassa säilytettävät tositteet, jotka sisältävät henkilötietoa
    • allekirjoitus palautus- tai korjauskuitilla

8. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

  • laskutusasiakkaan perustiedot
  • henkilötunnus
  • laskutusasiakkaan yhteystiedot
  • mahdollinen allekirjoitus

9.Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Luottotietojen tarkastus: Bisnode Finland ja Alma Media -portaalit

Laskutusasiakkaan masterdatatiedot: SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot: kirjanpitojärjestelmä

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot: Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot: Talouden sähköinen arkisto

10. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta. Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen

Toimipaikassa säilytettävät tositteet: 6 kk

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (ellei käsittelyperusteena ole oikeutettu etu)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä,
hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Suostumuksen peruuttaminen

Käsittelyperuste ei ole suostumus.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.