HOK-Elannon Kiinteistötoimintojen huoneistotietojen rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (4.7.2025 alkaen)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Osuuskauppa ElantoPostiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 HelsinkiKäyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520Y-tunnus: 1837954-9S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 (pvm/mpm)

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

hok-elanto.tietosuoja@sok.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osakehuoneistojen omistukseen, hallintaan, kehittämiseen ja liiketoimintaan liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Tietoja hyödynnetään myös omistajatahojen tunnistamiseen ja ajantasaisen tiedon varmistamiseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein: Art. 6.1 f) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Rekisterinpitäjän toiminnan ja laillisten oikeuksien suojaaminen

6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Yrityksellä on laaja omistuskanta ja se käy aktiivisesti kauppaa osakehuoneistoilla ja kiinteistöillä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen yrityksen oikeutetun edun toteuttamiseksi, jotta se voi hoitaa omistusten hallintaa, tehdä osakehuoneisto- ja kiinteistökauppoihin liittyviä selvityksiä sekä ylläpitää ja kehittää omistamiaan kohteita. Tietojen avulla voidaan luotettavasti tunnistaa osapuolet ja varmistaa, että osakehuoneistojen ja kiinteistöjen hallintaan, omistukseen sekä kehittämiseen liittyvät toimenpiteet perustuvat ajantasaisiin ja paikkansapitäviin tietoihin. Yrityksen liiketoiminnan luonteeseen kuuluu ajantasaisen ja luotettavan omistustiedon hyödyntäminen, ja käsittely rajoittuu ainoastaan sellaiseen tietoon, joka on tarpeen tähän tarkoitukseen. Käsittely ei aiheuta rekisteröidyille kohtuutonta haittaa, vaan tukee yhteiskunnallisesti merkittävää ja laillista liiketoimintaa kiinteistösektorilla.

7. Käsiteltävät henkilötiedot

nimi
syntymäaika
osakehuoneiston tiedot ja omistajuustiedot

8. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Omistamiseen liittyvät tunnistetiedot

9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmästä, jota Helsingin Osuuskauppa Elanto käyttää käyttöluvan perusteella.

10. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Rekisterinpitäjä käy säännöllisesti läpi rekisterin tietoja ja poistaa tarpeettomat tiedot.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Mikäli suostumusta luottotietojen tarkistamiseen ei anneta, sopimusta ei solmita tai se päätetään.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. HOK-Elannon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.