HOK-ELANNON JÄSENREKISTERI

TIETOSUOJASELOSTE (1.10.2026 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Osuuskauppa ElantoPostiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki Käyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520 HelsinkiY-tunnus: 1837954-9HOK-Elannon omistajapalvelu: 010 76 60210 (puhelun hinta pvm/mpm)

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

hok-elanto.tietosuoja@sok.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja Helsingin Osuuskauppa Elannon osuuskuntalain 4 luvun 14 §:n mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi sekä jäsenyyden ja jäsenhallinnon hoitamiseksi. Osuuskaupan jäsenet ovat myös S-ryhmän asiakasomistajia. Asiakasomistajien henkilötietojen käsittely kuvataan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin (kuten osuuskuntalaki) sekä osuuskaupan sääntöihin.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenluettelon ylläpitämiseksi käsittelemme osuuskaupan jäsenistä seuraavia henkilötietoja:

jäsenen nimi ja osoite,
jäsenyyden alkamispäivä,
jäsenen osuuksien lukumäärä, sekä
jäsenen osuutta rasittava pantti- tai muu oikeus.

Luettelossa entisistä jäsenistä käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

jäsenen nimi ja osoite,
jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä,
jäsenen osuuksien lukumäärä, sekä
jäsenen osuutta rasittava pantti- tai muu oikeus

Jäsenyyden ja jäsenhallinnon hoitamiseksi käsittelemme edellä kuvattujen henkilötietojen lisäksi mahdollisia jäsenen tunnistamista tai yksilöimistä koskevia tietoja, jotka ovat tarpeen osuuskaupalle jäseneksi hyväksymistä varten, henkilötunnusta, jäsennumeroa, mahdollista tietoa turvakiellosta, pankkiyhteystietoja, osuusmaksun suorittamista koskevia tietoja, osuuskaupan osuuskuntalain 16 luvun tarkoittamia ja/tai sääntöihin perustuvia varojenjakoa (kuten korko ja ylijäämänpalautus) koskevia tietoja sekä tietoa jäsenen kuolinpäivästä.

7. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Saamme henkilötiedot pääosin rekisteröidyltä itseltään. Nimi-, osoite-, ja kuolintietojen päivityksiä saamme myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat

Käsittelemme henkilötietoja tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme Suomen Osuuskauppojen Keskuskunnan SOK:n palveluita sekä ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Voimme luovuttaa osuuskaupan osuuskuntalain mukaisen jäsenluettelon tietoja jäsenten nimistä ja jäsenyyden alkamisesta tietoja pyytäville. Entisistä jäsenistä voimme luovuttaa edellä mainittujen tietojen lisäksi tiedon jäsenyyden päättymisestä. Voimme luovuttaa osuuskaupan osuuskuntalain mukaisen jäsenluettelon muita tietoja jäsenelle, osuuden omistajalle, velkojalle ja muulle, joka osoittaa etunsa sitä vaativan osuuskuntalain mukaisesti.Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, kuten esimerkiksi pankille, verohallinnolle ja viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

9. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.

10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Säilytämme tämän selosteen mukaisia henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päätyttyä kalenterivuoden loppuun + kuusi (6) vuotta.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä eli henkilöillä, joiden henkilötietoja käsittelemme tämän selosteen mukaisesti, on seuraavat oikeudet:

oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

12. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia.Suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme palvelukumppanit huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.