HOK-Elannon Lakipalvelun toimeksianto- ja laskutusrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Osuuskauppa ElantoPostiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 HelsinkiKäyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520Y-tunnus: 1837954-9S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 (pvm/mpm)

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

hok-elanto.tietosuoja@sok.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana asiakkaalle tuotettavaa palvelua, joka mahdollistaa liiketoiminnan, markkinoinnin ja myynnin edistämisen sekä asiakasviestinnän.Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa HOK-Elannon Lakipalvelun toimeksiantojen vastaanottaminen, hoitaminen, laskutus sekä mahdollisiin niitä koskeviin jälkikäteisiin väitteisiin ja vaatimuksiin vastaaminen.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 b) SopimusToimeksiantosopimus, toimeksiannon puitteissa laadittavat sopimuksetArt. 6.1 a) SuostumusSuostumus kertaluonteiseen asiakaskyselyynArt. 6.1 d) Elintärkeän edun suojaaminenAsiakkaan tai muun toimeksiantoon liittyvän henkilön edun suojaaminenArt. 6.1 f) Rekisterinpitäjän oikeutettu etuRekisterinpitäjän toiminnan ja laillisten oikeuksien suojaaminen

6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu vaatii mahdollisuutta käsitellä tietoja, jotka mahdollistavat vastaamisen toimeksiantoihin liittyviin mahdollisiin jälkikäteisiin väitteisiin tai vaatimuksiin sekä toimeksiantoprosessien sujuvuuden ja laadun valvonnan.Tietojen käsittelyn perusteena voi olla myös asiakkaan tai muun rekisteröidyn elintärkeän edun suojaaminen, jolloin kyse on sellaisten henkilötietojen käsittelystä, jotka ovat tarpeen asiakkaan tai muiden toimeksiantoon liittyvien henkilöiden lainsäädäntöön tai sopimukseen perustuvien oikeuksien toteuttamiseksi tai velvollisuuksien täyttämiseksi toimeksiannon puitteissa.

7. Käsiteltävät henkilötiedot

nimi
henkilötunnus
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
osuuskaupan jäsennumero

Toimeksiannon yhteydessä saadut muut henkilötiedot koskien esim. asiakkaan siviilisäätyä, perhesuhteita, edunvalvontatietoja, koulutustaustaa, varallisuutta ja velkoja, verotietoja, vakuutuksia ja sosiaalietuuksia.

8. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

yhteystiedot
henkilötunnus
asiakaskyselysuostumus

9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään. Tietoja voidaan saada lisäksi asiakkaiden sopimuskumppaneilta sekä toimeksiannon laadusta riippuen esimerkiksi viranomaisrekistereistä.

10. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Kunkin toimeksiannon yhteydessä henkilötietoja säilytetään toimeksiannosta arkistoitavien tietojen osana 10 vuotta lukien toimeksiannon laskuttamisesta seuraavan vuoden alusta.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen (ellei käsittelyperusteena ole oikeutettu etu)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötiedon antamatta jättäminen johtaa siihen, että toimeksiantoa ei voida ottaa vastaan tai se joudutaan keskeyttämään. Toimeksiannon päättymisen jälkeen tehty peruuttaminen johtaa siihen, että tietoja voidaan käsitellä vain muiden käsittelyperusteiden kuin suostumuksen nojalla.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. HOK-Elannon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.