HOK-Elannon Työnhakijarekisteri

Työnhakijarekisteri TIETOSUOJASELOSTE (28.5.2026 alkaen)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Osuuskauppa ElantoHOK-Elanto Liiketoiminta OyHOK-Elanto Palvelu Oy

2. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

hok-elanto.rekrytointi@sok.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

4. Käsittelyn tarkoitus

Työnhakuprosessin hoitaminen valittaessa henkilöitä HOK-Elannossa avoimeksi tuleviin tehtäviin

5. Käsittelyn peruste

Suostumus, soveltuvin osin (esimerkiksi suorahaku ja soveltuvuusarvioinnit)
Oikeutettu etu

6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Rekisterinpitäjällä on intressi saada valittua parhaiten soveltuvat työntekijät työtehtäviin, ja ilman henkilötietojen käsittelyä rekrytointiprosessi ei ole mahdollinen. Käsittely ei aiheuta rekisteröidylle haittaa, vaan tukee työnhakijan omaa tarkoitusta eli työllistymistä rekisterinpitäjän palvelukseen. Henkilötietojen säilyttämiseen rekrytointipäätöksen jälkeen on merkittävä oikeudellinen intressi rekisterinpitäjällä ja toisaalta se toteuttaa myös rekisteröidyn oikeusturvaa.Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjällä on intressi ottaa yhteyttä aiemmin rekisterinpitäjän palveluksessa työskennelleisiin ja kysyä halukkuutta uuteen työsuhteeseen. Tämä käsittely ei aiheuta rekisteröidylle haittaa, vaan mahdollistaa potentiaalisesti uuden työsuhteen syntymisen ja tehokkaan rekrytoinnin.

7. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Työnhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän palveluksesta, tai täyttäneet työnhakuprofiilin hakeakseen myöhemmin työpaikkaa jostakin S-ryhmän yrityksestä.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Hakuilmoituksessa: rekrytoivan esihenkilön nimi- ja yhteystiedot siinä tapauksessa, että ne on erikseen ilmoitukseen kirjoitettu. Ei ole oletuksena.Työhakemuksessa: Pakolliset nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kielitaito (mikäli asiaa on kysytty), oletko aikaisemmin työskennellyt S-ryhmässä ja Miten kuulit meistäVapaaehtoiset: osoite, tehtäväkohtaiset kysymykset, linkki profiiliin (esim. LinkedIn), tutkintotiedot, työhistoria.Työnhakija voi liittää myös omia CV-tietoja tai muita liitteitä. Hakijan tulee luoda hakijaprofiili rekrytointijärjestelmään. Hakijatilin luomiseen tarvitaan sähköpostiosoite ja hakijan itse keksimä salasana. Hakijalla on mahdollisuus käyttää hakijatilin luomiseen Googlen/Applen tunnuksia, mikä tarkoittaa sitä että Google/Apple luovuttaa hakijan sähköpostiosoitteen työantajalle. Rekrytoinnissa voidaan käyttää videohaastattelutyökalua (RecRight), jolloin työnhakijasta kerätään RecRightin palveluun siirryttäessä nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä video, joka tallentuu RecRightin omaan kantaan. Samat tiedot kerätään myös rekrytoinnista vastaavasta esimiehestä, joka on kuvannut haastattelukysymykset videolle. Rekrytoinnissa voidaan käyttää tarpeen mukaan myös soveltuvuusarviointeja ulkoisen kumppanin suorittamana. Kumppanille toimitetaan tällöin hakijasta perustietoja, tilanteesta riippuen esimerkiksi hakijan nimi, sähköpostiosoite yhteystiedot sekä haettavaan tehtävään liittyvät tiedot. Soveltuvuusarvioinneissa hakijat antavat vastaukset arviointitehtäviin, ja näiden vastausten perusteella muodostetaan arviointilausunto.Hakijan suostumuksella hakijasta saatetaan kerätä myös arvio suosittelijoilta.Erityistä luotettavuutta edellyttävässä tehtävässä hakijan henkilöluottotiedot, joilla tarkoitetaan luottotietoja, yritysyhteyksiä ja oikeustoimikelpoisuutta, saatetaan tarkistaa. Rekrytoinnissa käytetään referenssityökalua (Refapp), jonka avulla keräämme suosittelijoiden tiedot työnhakijasta. Suosittelijasta keräämme nimen lisäksi yrityksen nimen, jossa ovat työskennelleet yhtä aikaa. Suosittelijoiden antamat tiedot tallentuvat Refapp-palveluun.Kesärekrytointi: Hakijoille lähetetään palautekysely kesätyön päätteeksi ja sen lisäksi voidaan lähettää linkki seuraavan kesän kesätyöhakuun.Avoin rekrytointi: Jos yritys on mahdollistanut avoimen rekrytoinnin, niin henkilö voi täyttää avoimen hakemuksen.Hakijoille voidaan haun päätteeksi lähettää linkki hakijakyselyyn, johon vastaaminen on vapaaehtoista.Suorahaku: työnantajayritys voi hakea työntekijöitä myös suorahaulla. Suorahakua tehdään sekä HOK-Elannon rekrytoijien toimesta että yhteistyökumppanien avustuksella. Suorahaussa käsitellään soveltuvin osin edellä mainittuja tietoja henkilön omalla suostumuksella. Työnantajayritys saattaa tiedustella aiemmin työsuhteessa olleilta, kiinnostaisiko heitä uusi työsuhde. Tiedusteluun käytetään entisen työntekijän yhteystietoja, eli puhelinnumeroa ja/tai sähköpostiosoitetta. Tiedustelun jälkeen mahdollinen rekrytointi ja/tai työhönottoprosessi jatkuu tavanomaisen prosessin mukaisesti.

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta tai luottotietojen tarkastus), tähän pyydetään työnhakijalta lupa erikseen.

10. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Henkilön nimi ja puhelinnumero voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella. Tietoja saatetaan luovuttaa myös S-ryhmän ulkopuolella hakemuksia käsitteleville sopimuskumppaneille. Silloin, kun rekrytoinnissa käytetään videohaastattelutyökalua, rekisterinpitäjän ulkoiselle sopimuskumppanille (RecRight) siirretään työnhakijan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kuvattu video. Samat tiedot siirretään myös rekrytoinnista vastaavasta esimiehestä. RecRight toimii henkilötietojen käsittelijänä.

11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

12. Säilytysaika

Työnhakutietoja säilytetään 30 kk, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti. Myös työnhakuprofiili poistuu, mikäli hakija ei ole päivittänyt sitä kahteen vuoteen.Soveltuvuusarviointeja säilytetään 2,5 vuotta.Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät. Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

14. Suostumuksen peruuttaminen

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Mikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

17. Käsittelyn vaikutustenarviointi (DPIA)

Tietojen käsittelyssä noudatetaan yksilön tietojen käsittelyä, suojausta ja luovutusta koskevaa lainsäädäntöä sekä SOK-yhtymän ja alueosuuskauppojen tietoturvaohjeita.Lokitiedostojen avulla järjestelmästä on mahdollisuus selvittää mm. väärinkäytökset sekä rekisteriin tehdyt muutokset.Rekisterin käyttöoikeudet on tarkkaan määritelty ja rajattu vain niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu.Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.