TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

HOK-Elanto Liiketoiminta Oy

Y-tunnus: 1837957-3

Osoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki

S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 (pvm/mpm)

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

hok-elanto.tietosuoja@sok.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tällä rekisterillä on rajapinta S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin, johon verkkokaupan tilausta koskevat henkilötiedot tallennetaan.

Tässä rekisterissä käsitellään henkilötietoja, jotka liittyvät edellä mainitun tilauksen keräämiseen ja toimittamiseen sekä kuljetustoimintaan liittyvien mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art 6.1 b) Sopimus

Sopimus, joka muodostuu, kun asiakas tekee tilauksen verkkokaupassa ja josta toimitetaan tiedot tilauksen keräämistä ja toimittamista varten.

Art. 6.1 f) Oikeutettu etu

Oikeutettu etu voi liittyä rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeusturvan toteutumiseen tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseen. Tietoja voidaan käyttää oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

Käsiteltävät henkilötiedot

• Tilauksen toimittamiseen tarvittavat asiakas- ja toimitustiedot
  • nimi
  • osoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • tilatut tuotteet ja niiden summat
  • toimitustapa, -paikka ja -aika
  • tilausnumero
  • toimitusohjeet
  • maksutapa (mikäli kuljetuksen yhteydessä suoritetaan maksu)
  • Food Market Herkun osalta Stockmannin kanta-asiakasnumero

 

7. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta verkkokauppatilauksen yhteydessä, josta ne luovutetaan HOK-Elannolle tilauksen keräilyä ja toimittamista varten.

8. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa.

Käsiteltäviä henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun palvelukumppanit osallistuvat tilauksen keräämiseen ja toimittamiseen asiakkaalle ja henkilötietojen käsittely on tarpeen.

Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Food Market Herkun osalta asiakkaan ilmoittamaa Stockmannin kanta-asiakkuuden numeroa käytetään, jotta tieto tilauksen loppusummasta voidaan välittää Stockmannille. Stockmann kirjaa kanta-asiakasnumeron ja tilauksen loppusumman asiakkaan ostokertymään.

9. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet EU:n mallisopimuksiin.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja tilauksen keräämiseksi ja toimittamiseksi asiakkaalle säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja tilauksen keräämiseksi ja toimittamiseksi asiakkaalle säilytetään tilauksen toimituksen jälkeen korkeintaan 3 kuukautta mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseksi.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (ellei ole perustetta jatkaa tiedon käsittelyä)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä,
hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://hok-elanto.fi/tietosuojainformaatio.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Sopimusta ei synny, emmekä voi toimittaa asiakkaan tilausta ilman henkilötietojen käsittelyä.

13. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Käyttämämme järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.