Kokousjärjestäjän muistilista

Me Original Sokos Hotel Presidentissä haluamme tehdä kaikkemme, jotta kokouksenne olisi onnistunut. Tässä sinulle suunnittelusi tueksi muistilista asioista, jotka kokouksen järjestämisessä kannattaa ottaa huomioon.

Kokousjärjestäjän muistilista:

Tavoite

Kokouksen onnistumista mitataan pitkälti sillä, vastaako se kokouksen alkuperäistä tavoitetta. Määrittele tavoite selkeästi ja realistisesti. Tarkista säännöllisin väliajoin, että tavoite pysyy kokouksen punaisena lankana.

Budjetti

Kokouksen budjetti on hyvä olla selvillä ennen kun ryhdytään kokousjärjestelyihin. Seuraa ja päivitä kokousbudjettia projektin aikana.

Osallistujat ja vastuuhenkilöt

Mieti, keitä kokoukseen on järkevää kutsua. Laajempia piirejä voi informoida muilla tavoin jälkeenpäin. Ihmiset ovat kiireisiä, ja osallistujamäärä on myös kustannuskysymys. Kokouksen avainhenkilöt on hyvä olla tiedossa etukäteen. Kannattaa myös sopia kokouksen osa-alueiden vastuuhenkilöt, puheenjohtaja ja sihteeri.

Ajankohta

Kokouksen ajankohtaa pohdittaessa kannattaa tutkailla kokouksen avainhenkilöiden kalentereita. Muista, että aivan kaikki eivät koskaan pääse paikalle. Ota huomioon myös vuodenajan asettamat rajoitukset kokousjärjestelyille. Erityisesti suurten tilaisuuksien kohdalla lomasesongit kannattaa huomioida. Suosituimpia kokousviikkoja Original Sokos Hotel Presidentissä ovat arkipyhättömät viikot, joita on vuodessa noin 30.

Esityslista

Esityslista kertoo kokouksen sisällön ja jäsentää kokoukselle esitetyt tavoitteet. Esityslistan sisällöstä kannattaa pyytää näkemyksiä kokouksen avainhenkilöiltä, jotta mitään tärkeää ei jäisi pois.

Aikataulu

Kokous tai tapahtuma tarvitsee riittävän yksityiskohtaisen aikataulun. Vastuuhenkilöille aikataulu toimii työlistana, kokousosallistujalle kokouspäivän tai -päivien jäsentäjänä. Aikataulu on aina hyvä jakaa kaikille sekä etukäteen että uudelleen kokouspaikalla paperiversiona.

Kokouspaikka

Paras paikka kokoukseen kannattaa valita paikka, jonne kaikkien osallistujien on helppo löytää ja mukava tulla. Sokos Hotel Presidentin sijainti keskellä pääkaupunkia on ihanteellinen. Meille on helppo tulla mistä tahansa suunnasta, rautatieasema ja Kampin linja-autoasema ovat kävelymatkan päässä. Hotellimme alla on lämmin parkkialue yksityisautoja varten.

Kokoustilat

Kokoustiloilla on tärkeä merkitys tunnelman kannalta. Kokouksen luonne, tavoite ja osallistujat määrittelevät, millaiset tilat kannattaa varata. Monipuolisesta valikoimastamme löydät varmasti tarkoituksiinne sopivan kokoustilan. Pöydät voi järjestää luokka-, U-, ryhmäpöytä- tai teatterimuotoon. Varmista, että kaikki vieraasi mahtuvat kokoustilaan halutussa pöytäjärjestyksessä.

Majoitus

Majoituksella on keskeinen rooli yli yön- tai useamman päivän kokouksen järjestämisessä. Varaa huoneet hyvissä ajoin, jotta niitä on saatavilla riittävä määrä, ja ne ovat keskenään mahdollisimman samantasoisia.

Kuljetukset

Kuljetuksen järjestämisessä on monia vaihtoehtoja. Tilauslinja-auto on helppo ratkaisu. Se mahdollistaa kätevästi myös osallistujien tutustumisen toisiinsa ja ”kokouslämmittelyn” jo matkalla. Yksityisautojen hyödyntäminen pienentää kustannuksia, ja Original Sokos Hotel Presidentin alla on lämmin parkkihalli. Kokouspaikalle pääsee mukavasti myös julkisilla. Hotelli on kävelymatkan päässä rautatieasemalta ja Kampin linja-autoasemalta.

Ruokailu

Ruokailu kannattaa miettiä tilaisuuden luonteen ja osallistujien mukaan. Syödäänkö pitkän kaavan mukaan, vai riittävätkö kokouskahvit ja hedelmälautanen? Yön yli -kokouksiin mahtuu monta ruokailua ja kahvitaukoa. Sovi ruokalistasta hyvissä ajoin, ja muista ottaa huomioon erityisruokavaliot, menukortit ja istumajärjestelyt. Tiedota ruokailuista etukäteen.

Ohjelma

Ohjelma kannattaa valita huolella. Onnistunut lisäohjelma parantaa kokouksen tuloksia ja vahvistaa yhteenkuuluvuutta. Pahimmillaan se on pelkkä rasite kaikille. Helppoa hupailua vai haasteita – pohdi aina osallistujien mukaan. Usein ihmisiä ilahduttaa eniten rentouttava ohjelma: sauna, virkistyshoidot tai miksei myös kuntoilu. Pääkaupungin sydämessä sijaitsevassa Original Sokos Hotel Presidentissä vaihtoehtoja riittää monenlaiseen menoon.

Kutsut ja ilmoittautumiset

Kerro kutsussa olennaisimmat asiat kokouksesta, viimeinen ilmoittautumispäivä (viimeistään viikkoa ennen tilaisuutta) ja kartalliset saapumisohjeet.

Lähetä kutsut ajoissa. Jos osallistujat tulevat eri puolilta maata, kuukausi on liian lyhyt aika kutsun ja tilaisuuden välille. Lyhyemmästä kokouksesta tai palaverista voi kertoa sähköpostitse tai puhelimitse.

Ennakkovalmistautuminen ja materiaalit

Mitä pidempi kokous ja mitä kauempaa osallistujat tulevat, sitä enemmän on syytä valmistautua ennakkoon. Jaa tarvittavat ennakkomateriaalit kaikille osanottajille. Olisivatko ennakkotehtävät paikallaan?

Mieti hyvissä ajoin, mitä kaikkea tarvitsee ottaa mukaan kokouspaikalle (ohjelmat, osallistujaluettelot, kansiot, nimikyltit). Mieti etukäteen, miten materiaalit jaetaan osanottajille. Älä turhaan ota sellaista, mitä kokouspaikalla on valmiina (kynät, lehtiöt, vetäjälle tussit sekä muut toimistotarvikkeet).

Henkilömäärien ja yksityiskohtien vahvistaminen

Sovi etukäteen kanssamme, mihin mennessä vahvistat ruokailun, kokouksen ja majoituksen henkilömäärät. Sinun ei tarvitse vielä varatessasi kertoa tarkkoja määriä, mutta suuntaa antavat luvut on hyvä olla tiedossa. Nyrkkisääntönä tarvitsemme alustavan henkilömäärän 2 viikkoa ennen tilaisuutta. Voit hienosäätää sitä vielä 3 arkipäivää ennen tilaisuutta.

Kokoustila ja välineet

Selvitä, mitä varusteita ja teknisiä laitteita puhujat tarvitsevat. Tarvitaanko esimerkiksi äänentoistoa tai videotykkiä? Mieti, kuinka osallistujat löytävät paikalle. Varmista opasteet ja mahdolliset kuulutukset. Testaa tekniikan toimivuus vielä kertaalleen tuntia ennen kokouksen alkua.

Kokouksen yhteenveto

Kokouksesta on hyvä tehdä yhteenveto. Siinä kiteytetään kokouksen anti ja johtopäätökset sekä listataan sovitut jatkotoimenpiteet. Kaikkien kokoukseen osallistuneiden on kyettävä seisomaan yhteenvedon takana.

Jälkihoito ja palautteet

Jo kokouksessa on syytä päättää, miten asioiden etenemistä seurataan kokouksen jälkeen. Kerää palautetta niin puhujilta kuin omalta väeltäkin – kokouksen päätteeksi tai jonkin ajan kuluttua, kun asioita on ehditty sulatella. Olisiko syytä muistaa osallistujia jälkipostituksella? Muista kiittää kaikkia mukana olleita sekä järjestelyihin osallistuneita.