Työntekijärekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (14.10.2024 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Osuuskauppa Elanto

HOK-Elanto Liiketoiminta Oy

HOK-Elanto Palvelu Oy

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

hok-elanto.hr@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Työntekijärekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työsuhteen hoitaminen

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet - pääsääntöisesti

Suostumus - esim. hyvinvointietu (ePassi), tutkintojen, työhistorian ja ulkoisten koulutusten kirjaaminen, työnhaku sisäisenä kandidaattina

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite – esim. ulkomaalaisen työluvat, viranomaisluvat, työtapaturma- ja työeläkevakuuttaminen, biologisten tekijöiden altisteluettelo, kuntoutus ja työkyvyttömyyseläkeprosessit, tutkintoon johtavat koulutukset ja oppisopimukset, palkanlaskenta ja -maksu, tuotannollis-taloudellisin syin irtisanottujen tai irtisanomisuhan alla olevien erityiset oikeudet.

Oikeutettu etu - viestinnän digitaalinen työympäristö (Workplace, Creamailer), erilaiset organisaation kehittämiseen liittyvät pulssityökalut (kuten Celkee), työyhteisötutkimus, Bot-muotoiset kyselyt (kuten Lähtökysely-botti) sekä pilvipalvelu Office 365. 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Workplace, Creamailer: Työnantajan toiminnan kannalta on perusteltua ja tarpeellista tarjota työntekijöilleen nykyaikainen, ajasta ja paikasta riippumaton työviestinnän kanava (Workplace) sekä Elli-pääkäyttäjille ajankohtaista tietoa Elli-kuukausikirjeen kautta (Creamailer). Rekisteröidyistä (työntekijöistä) itsestään palveluihin viedään vain minimitiedot (yhteystiedot).

Lisäksi Workplacen osalta rekisteröidyllä on itsellään laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, kuinka aktiivisesti ja millä tavoin hän osallistuu viestintään.

Näin ollen palvelun käytöstä ei aiheudu kohtuutonta haittaa tai riskejä työntekijän yksityisyyden suojalle.

Office 365: Työntekijän työsuhteen ja työsuhteessa suoriutumisen kannalta Office 365 on keskeinen työväline ja järjestelmä. Office 365 on nykyaikainen ajasta ja paikasta riippumaton pilvipalvelu, jossa rekisteröidyllä on laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, millä tavoin hän Office 365 –sovelluksia käyttää. Rekisteröidyllä on mm. mahdollisuus itse hallinnoida luotujen dokumenttien näkyvyyttä ja oletusasetuksena on, että tiedostot näkyvät ainoastaan rekisteröidylle itselleen.

Bot-muotoiset kyselyt: Työnantajalla on velvollisuus mm. ohjata työntekijää tehtäviinsä sekä kehittää työyhteisön toimintaa. Bot-muotoiset kyselyt kuuluvat käsittelyperusteen osalta työnantajalle kuuluvaan oikeutettuun etuun. Kyselystä saatuja tietoja käsitellään toiminnan ja osaamisen kehittämiseksi ja tukemiseksi. Tietoja käsitellään ilman nimitietoa. Työntekijällä on myös aina mahdollisuus kieltäytyä vastaamasta bot-kyselyihin.

Työyhteisötutkimus: työnantajan toiminnan ja työyhteisön kokonaishyvinvoinnin kannalta on perusteltua tehdä työyhteisötutkimuksia, joissa kartoitetaan työntekijöiden kokemuksia. Henkilöstökokemuksesta saatuja tuloksia voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisessä sekä esim. esihenkilöiden palkitsemisessa. Vastaajien henkilötietojen käsittely on tarpeen erityisesti siksi, että tuloksia voidaan verrata aiempien työyhteisötutkimusten tuloksiin luotettavasti ja saada selville kehityssuuntia. Työyhteisötutkimuksen ja sen perusteella tehtävien toimenpiteiden katsotaan hyödyttävän myös työntekijää; työntekijä saa palautekanavan ja mahdollisuuden kertoa omasta kokemuksestaan ja lisäksi toimenpiteet koituvat koko työyhteisön hyödyksi. Vastaaminen kyselyyn on vapaaehtoista

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät tiedot vaihtelevat prosessikohtaisesti.

Tyypillisesti esimerkiksi työntekijän nimi- ja yhteystiedot, organisaation tiedot, työsuhteen tiedot, palkanmaksua koskevat tiedot, ulkomaalaiselta vaadittavat erityistiedot, viranomaislupatiedot, työajanseurannassa ja työvuorosuunnittelussa tarvittavat tiedot, tiedot lakisääteisiin vapaisiin ja poissaoloihin liittyen, työpaikalla tapahtuneeseen altistumiseen ja työkykyyn liittyvät tiedot, CoVid19 -viruksen rokotetieto, osaamis-, koulutus-, kokemus- ja tutkintotiedot, työvälineitä ja käyttöoikeuksia varten tarvittavat tiedot, työtyytyväisyyteen liittyvät tiedot.

9. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Työntekijät eli henkilöt, jotka ovat parhaillaan tai on valittu työsuhteeseen rekisterinpitäjän palvelukseen tai ovat olleet rekisterinpitäjän palveluksessa.

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työntekijältä itseltään tai ne ovat kerääntyneet työsuhteen kestäessä rekisterinpitäjän (työnantajan) järjestelmiin tai manuaalisiin aineistoihin, tai niistä on sovittu (kuten palkka ja muut etuudet).

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi verottajalle, Kelaan / Sairauskassaan ja eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöön.

Palkanmaksuun liittyen työnantajalla voi olla lain mukaan velvollisuus toimittaa tietoa esim. ulosottoviranomaiselle, työntekijän ammattiliittoon, pyydettäessä koulutusrahastoon. Työtodistus toimitetaan sähköisenä OmaPostiin. Palkkalaskelma toimitetaan CGI palkat-järjestelmästä verkkopalkkapalveluun, johon palkansaaja pääsee oman verkkopankkinsa kautta.

Ulkomaalaisen työntekijän palkkaamisesta on lain mukaan ilmoitettava TE-toimistoon, työsuojeluviranomaiselle ja henkilöstön edustajalle.

Työntekijätieto luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja-  ja asiakasrekisteriin, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvan ostoedun.

Työntekijän ja työsuhteen perustiedot luovutetaan työterveyshuoltoon, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvat palvelut. Muualta kuin työterveyshuollosta saatu lääkärintodistus toimitetaan työterveyshuoltoon lain edellyttämin tavoin, ellei työntekijä ole erikseen kieltänyt luovuttamista. Varhaisen tuen keskusteluista ja työkykyneuvotteluista informoidaan niin ikään työterveyshuoltoa. Työpaikalla biologisiin tekijöihin altistuneiden tiedot toimitetaan lain edellyttämin tavoin pyynnöstä työsuojeluviranomaiselle, työterveyshuollolle, kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaavalle lääkärille tai työsuojeluhenkilöstölle.

Vuorotteluvapaalle lähtevän työntekijän henkilötietoja on luovutettava TE-toimistoon ja työttömyyskassaan.

Oppisopimuksista luovutetaan tietoja lain mukaisesti oppisopimuskeskukselle (SopimusPro).

Työmatkustamiseen liittyen työntekijöiden yhteystiedot luovutetaan yhteistyökumppanille (Amex GBT).

Rekisterinpitäjä voi lisäksi käyttää yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.
Näitä ovat esimerkiksi:
- Eezy Spirit Oy (TYT-tutkimuksen toteuttaja)
- Elisa Oyj (puhelin- ja laajakaistaliittymät)
- Fujitsu (käyttäjätunnukset, sähköpostilaatikko, Service Desk -käyttötuki)
- ePassi Payments Oy (hyvinvointietu, vain työntekijän suostumuksella)
- Korn Ferry (palkkatutkimukset ja tehtävien vaativuusarvioinnit)
- Thomas International Oy, Psycon (henkilöarvioinnit)
- Creamailer Oy (alusta Elli-uutiskirjeelle)
- Microsoft (Office 365)
- Coupa, Cognicount Oy ja Accenture (ostolaskujen ja tilausten käsittely)
- Eezy flow (työyhteisötutkimus)

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Työntekijärekisteriin sisältyviin, järjestelmien käyttöoikeuksiin liittyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista.

- Viestinnän digitaalinen työympäristö (Workplace) sekä Elli-uutiskirje: Sopimuskumppanit (Facebook ja Creamailer Oy) voivat siirtää tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kuten erityisesti Yhdysvaltoihin, mutta sopimuskumppanit ovat sitoutuneet huolehtimaan siitä, että tietosuoja-asetuksen edellyttämiä suojamekanismeja tällöin noudatetaan.

Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat prosessikohtaisesti.

Pääsääntönä on, että mitään työntekijätietoja ei käsitellä enää sen jälkeen, kun 10 vuotta on kulunut yhdenjaksoisen työsuhteen päättymisestä viimeisessä S-ryhmään kuuluvassa yrityksessä (työsopimuslain mukainen velvoite antaa työtodistus päättyy tuolloin).

Osassa prosesseja säilytysajat ovat tätä lyhyempiä, ja ne perustuvat

- työlainsäädännön mukaisiin kanneaikoihin

- kirjanpitolainsäädännön mukaisiin säilytysaikoihin ja

- viime kädessä työnantajan arvioimaan tiedon tarpeellisuuteen.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Vaikutukset vaihtelevat prosessikohtaisesti. Rekisterinpitäjänä toimiva työnantaja kerää vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, joten tietojen antamatta jättämisellä voi olla seurauksia.

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu työntekijän suostumukseen (esim. hyvinvointietu), työntekijä voi kieltäytyä suostumuksen antamisesta seuraamuksetta.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Rekisterissä käsitellään sisäisen henkilötietoluokituksemme mukaisten henkilötietoluokkien 1-3 mukaisia tietoja. Valtaosa rekisterin tiedoista on henkilötietoluokan 2 mukaista tietoa (kohdistuu erityisiä vaatimuksia), koska käsiteltäviin tietoihin sisältyy tyypillisesti esim. henkilötunnus tai palkkaan /palkitsemiseen liittyviä tietoja. Henkilötietoluokan 1 tietoja (erityisiä henkilötietoja) käsitellään erityisesti palkkahallinnossa (sairauspoissaolotodistukset, ammattiliiton jäsenyys).

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.