HOK-Elannon Alepan, S-marketin ja Prisman tuotetoiveisiin liittyvä rekisteri

HOK-ELANNON ALEPAN, S-MARKETIN JA PRISMAN TUOTETOIVEISIIN LIITTYVÄ REKISTERI

TIETOSUOJASELOSTE (23.10.2024 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

HOK-Elanto Liiketoiminta Oy

Postiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki

Käyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520

Y-tunnus: 1837957-3

S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 (pvm/mpm)

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

hok-elanto.tietosuoja@sok.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoa käsitellään asiakkaan antaman tuotetoiveen yhteydessä. Asiakas voi esittää tuotetoiveita valittuun myymälään alepakorttelitoive.fi, sinuntoive.fi ja muntoive.fi -sivustoilla. Asiakas voi valita toivomansa tuotteen olemassa olevasta valikoimasta tai kirjoittaa toiveen vapaana tekstinä.

Asiakkaalla on mahdollisuus jättää puhelinnumero, jos hän haluaa tiedon toiveen käsittelyn etenemisestä tekstiviestillä. Puhelinnumeron antaminen ei ole pakollista, toiveen voi jättää myös ilman puhelinnumeroa. Mikäli asiakas jättää puhelinnumeron, asiakkaalle tulee automatisoitu tekstiviesti, kun toive on käsitelty, joko kiinnitetty tai hylätty.

Toiveita hyväksytään, hylätään ja kiinnitetään erillisen portaalin kautta. Portaalissa asiakkaan antama puhelinnumero ei näy kokonaan toiveen käsittelijöille, vain neljä viimeistä numeroa ja maakoodi.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 f) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyyn on asiakassuhteen hoidossa tapahtuva henkilötietojen käsittely, jossa asiakkaalle tuotetaan lisäpalvelua.

Palvelun lähtökohtana on kehittää myymälöiden valikoimaa asiakkaita varten. Tuotetoiveiden kautta asiakkaan asiointikokemusta voidaan parantaa.

Yritys ei voi informoida asiakasta tuotetoiveen käsittelyn tuloksesta, jos asiakas ei anna puhelinnumeroa tekstiviestiä varten. Puhelinnumeron antaminen tuotetoiveen yhteydessä on edellytys tämän palvelun tuottamiseen.

7.Käsiteltävät henkilötiedot

puhelinnumero
asiakkaan kirjoittamat lisätiedot

8. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta tuotetoiveen yhteydessä.

9. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa

10. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

11. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Puhelinnumeroa säilytetään korkeintaan 30 vuorokautta.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

14. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Käyttämämme järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.