HOK-Elannon edustajistovaalien arvontarekisteri
HOK-Elannon edustajistovaalien arvontarekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (29.11.2023 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin Osuuskauppa Elanto
Postiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki
Käyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki
Y-tunnus: 1837954-9
HOK-Elannon Asiakasomistajapalvelu: 010 76 60289 (pvm/mpm)
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
HOK-Elannon vuoden 2024 edustajistovaaleissa äänestäneiden tietoja käytetään kertaluonteisesti arvonnan järjestämiseksi kaikkien äänestäneiden HOK-Elannon äänioikeutettujen henkilöjäsenten kesken. Voittajat arvotaan HOK-Elannon vaalien tietokannasta vaalipalvelun tuottajan Edita Prima Oy:n toimesta. Arvonta tapahtuu järjestelmäteknisin keinoin siten, että vaalisalaisuus säilyy eikä äänestäjää voi yhdistää annettuun ääneen.
Äänestäneiden tietoja käytetään arvonnan suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä palkin-non toimittamiseksi voittajalle.
Arvonnan järjestää Helsingin Osuuskauppa Elanto.
Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen hok-elanto.vaalit@sok.fi 22.4.2024 mennessä. Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvontaan.
Voittajan nimi ja kotikunta voidaan julkaista, mikäli voittaja arvonnan jälkeen antaa siihen erikseen pyydettävän suostumuksen.
5. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 a) Suostumus Voittajan nimen ja kotikunnan julkaiseminen perustuu voittajan suostumukseen.
Art.6.1 f) Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely arvonnan järjestämiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä palkinnon toimit-tamiseksi voittajalle perustuu oikeutettuun etuun.
6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Äänioikeutetut jäsenet valitsevat vaaleilla henkilöt edustamaan asiakasomistajia ja käyttämään päätösvaltaa oman osuuskauppansa edustajistossa. Kyseessä on siten osuuskauppojen ja koko S-ryhmän tarve saada äänioikeutetut jäsenensä aktivoitumaan osuuskaupan toimintaan äänestä-mällä lakisääteisissä edustajistovaaleissa. Lisäksi arvonnalla halutaan herättää mielenkiintoa edus-tajistovaaleja kohtaan.
7. Käsiteltävät henkilötiedot
• nimi ja osuuskaupan jäsennumero
• kotikunta
• puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite
8. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
• nimi ja yhteystiedot
9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Palkinnon toimittamista varten tarvittavat tiedot ja suostumus voittajan julkaisua varten saadaan arvonnan voittajalta itseltään.
10. Henkilötietojen vastaanottajat
Äänestäjän henkilötietoja käsitellään voittajien arvonnan suorittamiseksi vaalipalvelun tuottajan Edita Prima Oy:n sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa.
Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötie-toja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille vain siltä osin, kun nämä osallistuvat toi-menpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttami-nen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuo-lelle tai kansainvälisille järjestöille.
12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuun käsittelytarkoitukseen.
Edustajistovaalien arvontarekisteriin kerätyt henkilötiedot voittajasta hävitetään tietoturvallisesti palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun kaikki palkinnot on toimitettu.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen hok-elanto.vaalit@sok.fi 22.4.2024 mennessä. Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvontaan.
Rekisteröidyllä henkilöllä on lisäksi seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Katso lisätietoja osoitteesta https://hok-elanto.fi/tietosuojainformaatio
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
14. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä arvonnan järjestäneeseen tahoon osoitteeseen
hok-elanto.vaalit@sok.fi.
15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tieto-suoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuus-suunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötie-toja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säi-lytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteis-työkumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaati-musten mukaisesti.