TIETOSUOJASELOSTE (20.5.2024 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

HOK-Elanto Liiketoiminta Oy

Keikkatyöntekijän nimi näkyy työvuoroluettelossa työvuorosuunnittelujärjestelmässä (Elli) tai/ja paperisella työvuorolistalla seinässä.

Vakio-ekstraajista saatetaan lisäksi pitää puhelinnumerotietoa seinällä.

Suorasijoitetut rinnastuvat pääosin omiin työsuhteisiin työntekijöihin. Heidän työvuorotietonsa näkyvät työvuorosuunnittelujärjestelmässä, heille tilataan työvaatteet, heidät liitetään henkilöstön itsepalveluportaaliin, jonka kautta he näkevät työvuoronsa ja voivat esittää työvuorotoiveita. Näistä henkilöistä kirjataan myös henkilötunnus järjestelmään tunnistautumista varten.

Henkilön nimi esiintyy myös kassojen istumajärjestyksessä.

Kulkuoikeudet kuitataan erilliseen listaan.

Keräilykeskuksessa työskenteleville vuokratyöntekijöille tehdään tunnukset Timecon leimausjärjstelmään, johon he myös kirjaavat työtuntinsa. Timecon-järjestelmään tallentuu vuokratyöntekijän nimi ja tehdyt tunnit.

Vuokratyöntekijää pyydetään allekirjoittamaan ikärajavalvontasitoumukset.

Vuokratyöntekijöiden tiedot viedään myös Massiin (rahankäsittelyjärjestelmä).

Verkkokaupan tai varaston tuotteiden käsittelyyn ja keräilyyn liittyviä suoritusmerkintöjä, kuten mitä tuotteita henkilö on käsitellyt ja milloin, käsitellään johtamisen ja sopimuksen velvoitteiden hallinnan apuvälineenä S-ryhmän Keräytin-järjestelmässä / Keräilykeskuksen osalta varastonhallintajärjestelmässä (SynQ)

Palkattomat harjoittelijat:

Henkilön kanssa tehdään oppilaitoksen tai TE-toimiston mallin mukainen harjoittelusopimus, josta ilmenee nimi, yhteystiedot, henkilötunnus.

Harjoittelijat viedään nimellään työvuorosuunnittelujärjestelmä Elliin.

TET-harjoittelijoista käsitellään suppeammin tietoa käytössä olevan TET-lomakkeen mukaan, kuten henkilön nimi ja koululuokka.

Muu tilapäinen työvoima (esim. inventaarityövoima):

Henkilöiden nimet kerätään erilliseen listaan, sekä kunkin tekemät tunnit, joiden perusteella maksetaan sovittu tuntiperusteinen taksa yhdistykselle tms., jonka kanssa työvoiman käytöstä on sovittu.

Kuljetusliikkeiden työntekijät:

Henkilöiden nimiä, yhteystietoja ja sijaintietoja käsitellään Urbantz-järjestelmässä.

Esim. oppilaitokselle voidaan kuitenkin luovuttaa arvio henkilön suoriutumisesta, jos kyseinen prosessi sitä edellyttää. SOK:lle ja verkkokaupan tilaajalle voidaan tilausseurantaa varten luovuttaa kuljettajan nimi ja yhteystiedot sekä kuljettajan päätelaitteen tai ajoneuvon sijaintitiedot.

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Säilytysajat vaihtelevat prosessikohtaisesti.

Ne perustuvat viime kädessä rekisterinpitäjän arvioimaan tiedon tarpeellisuuteen.

Harjoittelusopimukset säilytetään, kunnes harjoittelu on päättynyt ja siihen liittyvät toimenpiteet suoritettu (ohjeellisesti kuluva + 1 vuotta).

Verkkokaupan tai varaston tuotteiden käsittelyyn, keräämiseen ja toimittamiseen liittyviä tietoja säilytetään korkeintaan 5 vuotta. Keräilykeskuksen varastonhallintajärjestelmän (Synq) käyttäjätunnukset poistetaan, kun ne ovat olleet 6 kk inaktiiviset.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.