HOK-Elannon Sidosryhmien yhteystietorekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (16.6.2023 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin Osuuskauppa Elanto
Postiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki
Käyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki
Y-tunnus: 1837954-9
HOK-Elanto Liiketoiminta Oy
Postiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki
Käyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki
Y-tunnus: 1837957-3
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 (pvm/mpm)
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon sidosryhmien ja HOK-Elannon välillä.
5.Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 f) Oikeutettu etu
- yhteydenpidon mahdollistaminen ja tiedon välitys oikeille henkilöille sidosryhmien ja HOK-Elannon välillä.
6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Oikeutettu etu liittyy rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen yhteydenpitoon. Yhteydenpito ja tiedon välitys oikeille henkilöille ei olisi mahdollista ilman henkilötietojen käsittelyä.
7. Käsiteltävät henkilötiedot
- Nimi
- Ammattinimike
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Media tai muu yritys/yhteisö
8. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
- Yhteystiedot
9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään tai yritykseltä.
10. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tiedot päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti. Käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
14. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.
15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. HOK-Elannon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.